Voorspelbare planning en kosten

Webportal digitaal aanmelden - alle opleidingen online: oriënteren, aanmelden en direct verwerken

De organisatie

Regionaal Opleidingen Centrum Zeeland is een instelling voor middelbaar beroeps-onderwijs en volwasseneneducatie met locaties in Vlissingen, Middelburg, Goes, Zierikzee en Tholen. De hoofdvestiging bevindt zich in Vlissingen. Circa 7.500 deelnemers volgen er dagelijks één of meer van de vele opleidingen die ROC Zeeland te bieden heeft. Zij worden daarbij ondersteund door de circa 800 medewerkers die bij ROC Zeeland werkzaam zijn.

De uitdaging

ROC Zeeland wilde het proces van oriënteren en aanmelden ingrijpend stroomlijnen. In samenwerking met adviesbureau Delta Consulting is daartoe een gedetailleerd functioneel ontwerp gemaakt van de gewenste procesgang. Daarbij waren belangrijke uitgangspunten gebruikersvriendelijkheid voor de (potentiële) deelnemer en een efficiënte verwerking in de 'back-office'. Deelnemers moeten zich via een webportal online kunnen oriënteren op het aanbod aan opleidingen aan de hand van diverse zoeksleutels zoals toekomstig beroep, branche, niveau, locatie, opleiding, etc. Na de oriëntatie kan de deelnemer zich online aanmelden en wordt geautomatiseerd een indicatie intake vastgesteld op basis van wettelijke toelaatbaarheids-eisen. Medewerkers van de Studie Adviesdienst keuren de indicatie intake goed of af. Een goedgekeurde inschrijving wordt direct online verwerkt in nOISe. Het kan ook voorkomen dat eerst een intake gesprek wordt gepland, op basis waarvan ROC Zeeland in samenspraak met de potentiële deelnemer vaststelt of inschrijving gewenst is of niet.

De oplossing

PortalPlus heeft het functioneel ontwerp van ROC Zeeland in de eerste plaats vertaald in een gedetailleerd technisch ontwerp. Na overeenstemming over de inhoudelijke aanpak is een designbureau in samenspraak met PortalPlus aan de slag gegaan met het grafisch ontwerp. PortalPlus is tegelijkertijd gestart met de implementatie van het platform en de bouw van benodigde functionaliteiten. Het platform is gestoeld op Oracle Portal in combinatie met EduPortal van PortalPlus. Deze combinatie bestuurt de front-end van de webportal. De front-end heeft één look-and-feel, maar biedt de verschillende clusters de mogelijkheid om zich met hun eigen identiteit ('skin') op de portal te presenteren. Een cruciaal onderdeel van de webportal is de beheermodule voor het opleidingenaanbod. Deze module wordt gesynchroniseerd met de opleidingenadministatie in nOISe en verrijkt met behulp van de vriendelijke content management functie van EduPortal. Om de (ingaande en uitgaande) koppelingen tussen de webportal en nOISe tot stand te brengen, wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde snapshot database. Deze database bevat de belangrijkste gegevens van nOISe en wordt periodiek ververst. Op termijn zal de snapshot database uitgroeien tot een data-warehouse.

De voordelen

ROC Zeeland heeft een 'state-of-the-art' webportal waarmee (potentiële) deelnemers zich via verschillende zoeksleutels kunnen oriënteren en vervolgens aanmelden. Het is een vriendelijke en eenvoudige manier om door de bomen van het opleidingenaanbod, het bos te kunnen blijven zien. Tegelijkertijd realiseert ROC Zeeland intern bij de Studenten Adviesdienst een efficiëntieslag doordat de 'business logic' van de oplossing zorgt voor een geautomatiseerde indicatie intake op basis van wettelijke toelaatbaarheidseisen. Dat scheelt een boel uitzoekwerk en data entry omdat verreweg het grootste gedeelte van de inschrijvingen alleen nog maar goedgekeurd hoeft te worden. Omdat een koppeling met nOISe is gerealiseerd, hoeft er bovendien niet dubbel geadministreerd te worden. Via de snapshot database worden de belangrijkste gegevens immers gesynchroniseerd.