Voorspelbare planning en kosten

Portal voor studenten en docenten: single sign-on toegang, lagere beheerstkosten en verbetering content management

De organisatie

De Haagse Hogeschool is een van de grootste HBO-instellingen in Nederland. Dat is mede het gevolg van een historie van fusies, waarvan de laatste met de voormalige Technische Hogeschool in Rijswijk. Op dit moment werken bij de Haagse Hogeschool ongeveer 15.000 studenten verdeeld over 90 verschillende opleidingen. Circa 1.500 medewerkers zijn dagelijks in touw om dit mogelijk te maken.

De uitdaging

De Haagse Hogeschool wilde door de implementatie van een portal een aantal vliegen in één klap slaan: het verbinden van locaties en sectoren onder de paraplu van één portal-platform, het verlagen van de beheerslasten, en single sign-on toegang tot informatie en applicaties. Verder wilde de Haagse Hogeschool deze kans aangrijpen om het beheer van content goed te organiseren en stroomlijnen. Henk Schouten, Hoofd Systeemontwikkeling & Applicatiebeheer vertelt: 'We waren op zoek naar een studentenportal waarmee het mogelijk is om single sign-on applicaties en content te benaderen. Wij werken vanuit de filosofie van een goede centrale regie en tegelijkertijd zoveel mogelijk decentraal opvoeren van content. Dat gebeurt op dit moment door zo'n 100 mensen die de rol van 'redacteur' hebben. Juist dan is het belangrijk om een echt gebruikersvriendelijke oplossing te hebben en tegelijkertijd een consistente huisstijl af te kunnen dwingen om versnippering te voorkomen.'

De oplossing

De Haagse Hogeschool werkte al met het Oracle Portal platform als backbone, maar heeft daar inmiddels EduPortal van PortalPlus aan toegevoegd. De oplossing werkt als volgt. Na inloggen krijgen studenten en docenten een gebruikersprofiel aan de hand van opleiding, leerjaar, locatie, vakkenpakket, etc. Op basis van dit profiel, dat door de gebruiker zelf kan worden uitgebreid, wordt op een eenvoudige manier gepersonaliseerde informatie aangeboden. Ook applicaties zoals cijferlijsten, roosters, e-learning, wie-is-wie, etc. worden op basis van single sign-on via de portal aan gebruikers beschikbaar gesteld. Met de geïntegreerde WYSIWYG XML-editor Xopus kunnen portal pagina's bofvendien rechtstreeks in de pagina ('inline editing') bewerkt worden. Een belangrijke beweegreden voor de Haagse Hogeschool voor de aanschaf van EduPortal is het gemak en de efficiëntie van het plaatsen en bewerken van content. Schouten: 'EduPortal is een echt vernieuwend concept en voegt voor ons precies daar toe waar Oracle Portal zelf tekort komt. Het is mogelijk om direct 'in' de pagina content op te voeren en te bewerken met één simpele muisklik. Onze redacteuren zijn daar zeer tevreden over. Daardoor blijven onze portalen ook een dynamisch en up-to-date geheel. Verder behalen we met deze oplossing ook een forse efficiencyslag. Wij hebben drie portalen en een internetsite met naar schatting zo'n 20 a 30% overlap in content, documenten en images. Dat is dus een heleboel dubbel onderhoud als je in totaal 2.500 web-pagina's hebt. Met EduPortal kunnen we dat allemaal enkelvoudig beheren vanuit de XML database repository en op meerdere portalen en onze website dezelfde content aanbieden'.

De voordelen

Dankzij de nieuwe portal is er meer eenheid gekomen over locaties en sectoren heen in het aanbod en de presentatie van informatie en applicaties. Een aantal decentrale en sectorale applicaties kon uitgefaseerd worden dankzij de toepassing van ëën consistente aanpak voor de Haagse Hogeschool als geheel. Veel winst is vooral behaald bij het beheer van content. Dankzij de fijnmazige autorisatiestructuur van EduPortal kunnen content beheerders direct hun eigen content bijhouden, terwijl tegelijkertijd een uniforme presentatie gewaarborgd is dankzij de toepassing van huisstijl schema's. Content beheer is daardoor efficienter en gemakkelijker geworden met als uiteindelijk resultaat een continu up-to-date portal.