Voorspelbare planning en kosten

Intranet portal voor medewerkers: informatie uit diverse bronnen beter en sneller vindbaar

De organisatie

Bij de gemeente Delft werken zo'n 1.700 medewerkers dagelijks aan de ambtelijke dienstverlening aan burgers en bedrijven. Daarmee is Delft een gemeente van een behoorlijke omvang en deelt het alle automatiseringsperikelen die andere gemeenten (van die omvang) ook hebben. Eén van de onderwerpen die bij de gemeente Delft een rol van betekenis speelt, is het eenvoudig ontsluiten en inzien van informatie zodat medewerkers van de gemeente zo efficient en eenvoudig mogelijk hun werk kunnen doen.

De uitdaging

De informatie is binnen de gemeente Delft opgeslagen in meerdere systemen en op diverse publieke websites. En vaak per afdeling georganiseerd. Deze situatie werkte onbedoeld een versnippering van de informatievoorziening in de hand. Daardoor ontstond de behoefte om de diverse informatiebronnen bij elkaar te brengen en waar mogelijk berichten gepersonaliseerd aan te bieden. Daarnaast was men op zoek naar een aantal praktische tools om de samenwerking te optimaliseren en productiviteit te verhogen: zaken als wie-is-wie, een telefoonlijst en een zoekmachine, stonden hoog op het verlanglijstje van de gemeente Delft.

De oplossing

PortalPlus implementeerde met de gemeente Delft KEN, een intranet dat het digitale interne loket voor medewerkers vormt. Qua architectuur werd gekozen voor het flexibele Oracle Portal platform. Een groot aantal documenten uit basisadministraties (BWT, GWS, etc.) was binnen de gemeente Delft al ondergebracht in een Document Management Systeem (DMS). Dit systeem is ontsloten zodat medewerkers via de portal gemakkelijk op basis van een zoekopdracht de informatie binnen handbereik hebben. De publieke websites van de Gemeente Delft zijn geïndexeerd zodat ten aller tijde ook de gepubliceerde informatie op het publieke domein voor medewerkers inzichtelijk is. Verder kunnen medewerkers zich abonneren op bepaalde berichten over sectoren, vakteams, projecten, etc. Daardoor krijgen medewerkers in feite een gepersonaliseerd aanbod van informatie en krijgen ze alleen de berichten te zien die voor hen van toepassing zijn. Het intranet is in samenwerking met designbureau Fabrique voorzien van een heldere en gebruikersvriendelijke menu- en navigatiestructuur. Tot slot werd een aantal intranet basisfuncties toegevoegd om de samenwerking te vereenvoudigen: een telefoonlijst, wie-is-wie, een berichtenservice, een zoekmachine, etc. Het intranet bevindt zich in een secure omgeving, waardoor toegang van buitenaf is uitgesloten.

De voordelen

Het intranet portal van de gemeente Delft is boven alles een 'bij-elkaar-brenger' van diverse heterogene informatiebronnen: documenten uit de gemeentelijke basisadministraties, afdelingsinformatie, publieke websites van de gemeente, etc. De feedback van gebruikers is zeer positief: de vindbaarheid en bereikbaarheid van informatie is fors verbeterd. En berichten worden aangeboden op basis van 'kanalen' waarop gebruikers zichzelf kunnen abonneren. De basis die inmiddels gelegd is smaakt naar meer. Plannen voor het single sign-on ontsluiten van (gemeentelijke) applicaties via de portal liggen in het verschiet.